Kan endrede innkjøpsrutiner hos kommunen bidra til at Tønsberg blir en grønnere, triveligere og bedre by? Tønsberg kommune har satt i gang et prosjekt hvor de skal se på muligheter for å reduserer varetransporten til kommunens virksomheter. Smartere innkjøpsordninger skal gi reduserte kostnader og klimagassutslipp.
Kommunen har til sammen 205 leveringssteder og antall leveranser er svært høyt. Prosjektet har som mål å finne konkrete tiltak og løsninger for en bedre og mer bærekraftig varelogistikk, samt finne handlingsrom innenfor regelverket for offentlige anskaffelser som kan «dytte» vareleveringen i en mer miljøvennlig retning.
Representanter for prosjektet:
Lars Petter Farsund fra Tønsberg kommune.
Geir Berg fra Rambøll
Prosjektbeskrivelse
Mer effektiv varelevering i kommunen
1. Bakgrunn for prosjektet
Tønsberg kommune har en målsetting om å kutte 60 % klimagassutslipp innen 2030. Det innebærer at klimaeffekt må vurderes innenfor alle sektorer både i kommunen som organisasjon og i kommunesamfunnet. Samtidig har kommunen igangsatt et omfattende økonomisk spareprosjekt; Handlingsom 2024 (HR 2024). Her har alle kommunens sektorer blitt vurdert med tanke på økonomiske kutt.
Tiltak som retter seg mot effektiv utnyttelse av ressurser vil i de fleste tilfeller innebære en innsparing av både penger og klimagassutslipp. Kommunen har derfor det siste året jobbet aktivt med å definere ulike prosjekter/prosesser som gjør at vi som kommune sløser mindre. Gjennom støtteordningen Klimasats har vi vurdert klimaeffekt av alle tiltak i HR2024, vi skal beregne sparte utslipp og penger ved gjenbruk av møbler på et nytt helsehus, og vi beregner klima- og økonomieffekten av et logistikkverktøy i hjemmetjenesten. I tillegg til disse Klimasatsprosjektene har vi også satt i gang et prosjekt om reduksjon av matsvinn i helse- og omsorgssektoren.
Den neste sektoren vi vil vurdere med hensyn på ressurseffektivitet, er egne anskaffelser. Ulike beregninger gjort av Oslo kommune viser at de indirekte utslippene deres er 6-13 ganger høyere enn de direkte utslippene. I HR2024 er det også estimert en besparelse på opp til 5 millioner kroner pr år ved å gjøre endringer i innkjøpsrutinene våre. Et felt som har pekt seg ut, er varelevering. Veitrafikk er den største utslippskilden i vår kommune (ikke medberegnet Esso Slagentangen), så tiltak rettet mot varetransport kan ha stor effekt.
Kommunen har til sammen 205 forskjellige leveringssteder (GLN nummer- Global Location Number). Antallet varelevering er svært høyt. Kommunen opplever også at samme bestilling kan komme i forskjellige leveranser. Et konkret eksempel er en mobiltelefon hvor ulike deler ble levert i tre forskjellige pakker, på tre forskjellige dager.
På bakgrunn av gjennomført kunnskapsutredning og mulighetsstudie for bylogistikken i Tønsberg, i regi av Vestfold og Telemark fylkeskommune, er det identifisert flere konkrete løsningsmuligheter som kan bidra til en mer effektiv, bærekraftig og klimavennlig bylogistikk. Varelevering til offentlige virksomheter er én av pilotene det anbefales å gå videre med.
Prosjektets formål
Formålet med prosjektet er å redusere varetransporten til kommunens virksomheter for å spare kostnader og klimagassutslipp.
Vi vil kartlegge dagens situasjon og få oversikt over bestillingsrutiner, varestrømmer, lagersystemer m.m. Med kjent kunnskap vil vi definere mulighetsrommet og finne relevante tiltak for endring. Blant annet vil vi se på om det kan etableres et felles varelager sentralt i kommunen som mottar få, men store leveranser med tradisjonell tungtrafikk, og at de spesifikke bestillingene kjøres ut til de ulike virksomhetene i mindre og utslippsfrie biler. Vi vil også finne handlingsrommet innenfor regelverket for offentlige anskaffelser og se hvordan vi gjennom krav og kriterier kan påvirke vareleveringen i miljøvennlig retning.
Prosjektet skal utpeke systemiske endringer i kommunen. Både selve anskaffelsen og det praktiske rundt varelevering vil bli analysert og justert. Det krever bred involvering fra de ulike virksomhetene som driver innkjøp for å sikre eierskap til endringene som kreves i etterkant. Se nedenfor under punkt 3 om prosjektorganisering og punkt 6 om institusjonalisering.
Prosjektet må også vurdere anskaffelsene som skjer gjennom innkjøpssamarbeidet VOIS. I tillegg ønsker vi å belyse potensialet for samordning med andre offentlige virksomheter innenfor kommunen og med nabokommunene. De geografiske avstandene er ikke større enn at felles varelevering med andre offentlige aktører er realistisk. Da vil vi se til liknende prosjekter i andre kommuner og bearbeide erfaringene derfra (mer om andre prosjekter nedenfor, punkt 3 om prosjektorganisering).
Et arbeid for mer effektiv varelevering i Tønsberg kommune vil ha stor overføringsverdi til andre kommuner, både gjennom direkte samarbeid som nevnt ovenfor og gjennom erfaringsdeling i etterkant. Se nærmere nedenfor, punkt 6 om overføringsverdi.
Mindre varetransport og mindre trafikk på veiene vil også redusere støyproblematikk, særlig i sentrumsnære strøk hvor den samlede belastningen kan bli stor. Lykkes vi med å redusere presset fra veitrafikken i disse områdene, kan vi i større grad fortette utbyggingen vår og dermed innfri nasjonale, regionale (og lokale) forventninger om sentrums- og knutepunktsutvikling.
Gjennom prosjektet får kommunen brukt sin rolle som samfunnsutvikler og kan påvirke både arealutvikling, klimagssutslipp og markedsmekanismer gjennom anskaffelser. I tillegg skal mer effektiv varelevering spare kommunen for penger og gi større økonomisk handlingsrom. Ved å få støtte til dette prosjektet får vi mulighet til å prøve ut nye løsninger på sammensatte utfordringer.
3. Prosjektorganisering
Prosjekteier vil være innkjøpsenheten i kommunalområdet for økonomi og virksomhetsstyring. Prosjektledere vil være innkjøpsrådgiver Lars-Petter Farsund og klimarådgiver Hanna Fossen-Thaugland. Et nyetablert innkjøpsforum vil fungere som arbeidsgruppe. Forumet er et tverrfaglig team med representanter fra ulike virksomheter i hele kommunen, i tillegg til innkjøpsrådgiver og klimarådgiver.
Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) er meget positive til prosjektet og har bekreftet at de vil bidra inn i med faglig støtte. DFØ har to andre prosjekter gående som er relevante for Tønsberg å bygge videre på; ett prosjekt mellom flere store kommuner i Osloregionen hvor de ser på muligheter for effektivisering av varelevering og samordningsmuligheter på tvers av kommunegrenser, og et annet prosjekt hvor det testes ut ulike måter å bruke krav og kriterier i selve anskaffelsen som en del av løsningen.
Fremdriftsplan
Dersom søknaden innvilges, vil vi utlyse en konkurranse om konsulentbistand og forhåpentligvis ha signert kontrakt før sommeren 2021. Arbeidet vil starte opp i august, og sluttrapport med funn og anbefalinger skal være ferdig desember 2021. Kommunen vil raskt iverksette testing av ulike anbefalinger.
5. Økonomi
Det søkes om 400.000 kr i prosjektskjønnsmidler. Kr. 350.000 skal dekke kostnader til konsulentbistand. Konsulenten skal bidra med analyse av nåsituasjonen og på bakgrunn av den komme med ulike løsningsforslag (se nærmere beskrivelse ovenfor, punkt 2 om prosjektets formål). Kr. 50.000 av skjønnsmidlene settes av til kjøp av tilleggsanalyser, dersom det er deler av leveransen som må bestilles av andre aktører, f.eks. SSB eller transportøkonomisk institutt. Kommunen bidrar med kr. 50.000 som settes av til samlinger, reiser, kjøp av materiell/grafikk/design o.l. I tillegg kommer kommunens egne arbeidstimer. Prosjektet vil kreve betydelig egeninnsats fra både innkjøpsavdeling, klimarådgiver og fra øvrige virksomheter med egen innkjøpsmyndighet.
Institusjonalisering og overføringsverdi
Prosjektet vil føre til at klimahensyn blir bedre intergrert i alle kommunens anskaffelser. Gjennom innkjøpsforumet får prosjektet et tverrsektorielt nedslagsfelt. Ved å utforme krav og kriterier med tanke på å redusere varetransport, blir hensynet innarbeidet i kommunens rutiner og prosesser. Samlet sett vil ressurseffektivitet som styringsverktøy bli institusjonalisert i kommunen.
Prosjektet vil ha overføringsverdi til andre kommuner. Kommuner er like nok til å dra veksler på hverandre, og erfaringene fra Tønsberg vil være relevante for mange andre kommuner.
Som nevnt ovenfor bør prosjektet i tillegg vurdere anskaffelsene i VOIS og kartlegge potensialet for samordning av varetransport med nabokommunene. På den måten overføres kunnskap, erfaring og gode løsninger til andre offentlige innkjøpsoganer enn bare Tønsberg kommune.